Может ли бизнес сэкономить, внедрив электронный документооборот

Подробности: Категория: Програмное обеспечение; Просмотров: 434

Развитие новых технологий, современные разработки позволили появиться в жизни человека электронному документообороту, который упростил жизнь во всех сферах жизни, дал возможность минимизировать затраты времени и материальные расходы.

Электронный документооборот — это слаженная система обмена информацией и электронными документами, как внутри компании, так и с другими организациями и компаниями. Особенно этот процесс поможет для эффективного развития бизнеса, как крупного, так и малого. Данный вид коммуникации, уже сегодня, повсеместно внедрен в жизнь компаний и государственных структур.

Электронный документооборот создан таким образом, чтобы, даже рядовой сотрудник мог решить все задачи, необходимые компании. В электронной форме сегодня можно заключать договора, сдавать отчетность, вести внутренний электронный документооборот – кадровый, бухгалтерский, складской и другие без волокиты и личного общения с чиновниками.

Очевидное удобство этого сервиса еще и очень экономично с точки зрения материальных расходов. Как и на чем экономит компания, которая переходит на электронный документооборот:

- позволяет компаниям, с большим количеством контрагентов, получать платежи раньше. Также ускоряет работу с клиентами, где бы они не находились, они быстро получают акты и счета для оплаты и быстрее их оплачивают

- возможность систематизировать и архивировать документы без привлечения дополнительных сотрудников, избавит от найма сотрудников для доставки

- экономия на арендной плате. Нет нужды содержать большие офисы, где все документы помещаются в одном компьютере, а сотрудник может работать удаленно

- возможность составлять и отправлять отчетность, не выходя из дома или офиса в любое время суток из любой точки мира

- рассмотрение документов, переданных по электронному документообороту, значительно сокращает срок их рассмотрения и вынесения решения по делу

- размер госпошлины на электронных платформах на 30% дешевле, чем при личном обращении

- реальная экономия на заработных платах сотрудникам, ведь некоторые должности просто не нужны

- экономия на бумаге, канцелярских товарах, оргтехнике и мебели

Работа с использованием электронного документооборота повысит рейтинг и конкурентоспособность компании за счет оперативности реагирования, принятия решений, оплаты товаров и услуг, обмена информации.

Конечно, выбор платформ, установка программ для работы в режиме электронного документооборота потребует расходов. Но, экономия компаний от внедрения и использования таких платформ, очевидна.

Опыт компаний, которые работают на электронном документообороте, показывает экономическую целесообразность. Что позволяет оптимизировать бизнес-процессы, снизить расходы и выйти на повышение прибыли компаний.

Михайлова Анна,
Консорциум Кодекс

http://kodeksdoc.ru/